Drei Kopien
Die Daten selbst und zwei Sicherungen. Klingt nach viel, ist es aber nicht: Eine defekte Festplatte und eine Sicherung, die gerade in dem Moment nicht durchgelaufen ist, reichen sonst schon aus.
Datensicherung · Wiederherstellung
Datensicherung, ohne falsche Sicherheit.
Fast jeder Betrieb hat eine Sicherung. Kaum jemand weiß, ob sie im Ernstfall trägt. Auf dieser Seite steht, wie eine brauchbare Sicherung aussieht, was ich dabei übernehme und was in Ihrer Hand bleibt.
Ein Satz vorweg, weil er wichtiger ist als alles andere hier: Eine Sicherung, die niemand je zurückgespielt hat, ist eine Hoffnung, keine Sicherung.
Die Regel
Drei Kopien, zwei Orte, eine außer Reichweite
Diese Faustregel ist alt und trotzdem unschlagbar. Sie beantwortet die Frage, die im Ernstfall zählt: Gibt es noch eine Kopie, an die das Unglück nicht herangekommen ist?
Zwei verschiedene Orte
Nicht beide Sicherungen im selben Serverraum. Wasserschaden, Feuer und Einbruch machen keinen Unterschied zwischen Original und Kopie, wenn beide im selben Schrank stehen.
Eine außer Reichweite
Eine Kopie, die nicht dauerhaft im Netz erreichbar ist oder sich nachträglich nicht mehr verändern lässt. Genau daran scheitern Verschlüsselungstrojaner, die sonst auch die Sicherung mitnehmen.
01
Wie lange zurück? Ein Trojaner fällt oft erst nach Tagen auf. Wer nur die Sicherung von gestern hat, sichert dann nur den Schaden. Deshalb gehören mehrere Stände dazu, nicht nur der letzte.
02
Auch Kleinigkeiten zählen. Nicht nur Server und Dateiablagen: die Warenwirtschaft, die Datenbank der Branchensoftware, die Konfiguration der Telefonanlage, die Lizenzdateien. Was beim Neuaufbau fehlt, kostet Tage.
03
Ausdrucken hilft. Eine Seite Papier im Ordner: Was wird wohin gesichert, wer ruft im Ernstfall wen an, welche Zugangsdaten werden gebraucht. Genau dann ist nämlich kein Rechner da, auf dem man es nachlesen könnte.
Aufgabenteilung
Wer was übernimmt, schwarz auf weiß
Beim Thema Sicherung entsteht der größte Schaden nicht durch Technik, sondern durch Missverständnisse. Deshalb steht hier offen, was ich mache und was ich nicht mache.
Das übernehme ich
Ich richte die Sicherung ein, wähle mit Ihnen aus, was gesichert wird und wohin, und sorge dafür, dass sie ohne tägliches Zutun läuft. Die Alarmmeldungen der Sicherungssoftware lasse ich mir mitschicken, und wenn mir dabei etwas auffällt, melde ich mich bei Ihnen.
Das übernehme ich nicht
Ich kontrolliere Ihre Sicherung nicht täglich und übernehme mit dem bloßen Mitlesen der Meldungen auch nicht die Verantwortung dafür, dass sie durchläuft. Ein Postfach voller Meldungen ist keine Prüfung. Wer eine regelmäßige Kontrolle mit Nachweis möchte, vereinbart sie mit mir ausdrücklich.
Das bleibt bei Ihnen
Ein Blick pro Woche, ob die Sicherung grün gemeldet hat. Das dauert eine Minute, und ich richte es so ein, dass Sie dafür kein Fachwissen brauchen. Außerdem die Entscheidung, wie viel Ihnen die Sicherheit wert ist: Mehr Stände und ein zweiter Ort kosten Speicher.
Das machen wir gemeinsam
Einmal im Jahr eine Rücksicherung zur Probe, am besten mit jemandem aus Ihrem Betrieb daneben. Danach wissen beide Seiten, was im Ernstfall passiert, wie lange es dauert und wo es hakt.
Warum ich das so deutlich schreibe: Weil „der kümmert sich schon drum“ im Schadensfall niemandem hilft. Klare Absprachen schützen Ihren Betrieb besser als ein Versprechen, das ich neben meinen anderen Kunden nicht halten kann.
Microsoft 365
Die Wolke sichert sich nicht selbst
Der häufigste Irrtum in kleinen Betrieben. Microsoft sorgt dafür, dass der Dienst läuft. Für Ihre Daten darin sind Sie zuständig.
Gelöscht bleibt gelöscht
Der Papierkorb hält Daten nur eine begrenzte Zeit. Wer nach einem halben Jahr merkt, dass ein Ordner fehlt, hat Pech gehabt.
Konto weg, Daten weg
Wird ein Benutzerkonto gelöscht, verschwinden Postfach und persönliche Ablage mit. Gerade beim Ausscheiden von Mitarbeitern passiert das schneller als gedacht.
Der Trojaner fährt mit
Was auf dem Rechner verschlüsselt wird, synchronisiert sich brav in die Wolke. Ohne eigene Sicherung gibt es dann nichts mehr, worauf man zurückgreifen könnte.
Eine zusätzliche Sicherung von Microsoft 365 ist überschaubar im Preis und schnell eingerichtet. Mehr zum Rest der Betreuung steht auf der Seite Microsoft 365.
Ernstfall
Wenn es passiert ist
Kein Grund zur Panik, aber auch kein Grund für Aktionismus. Die ersten Minuten entscheiden oft darüber, wie viel zu retten ist.
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Betroffene Geräte vom Netz nehmen
Netzwerkkabel ziehen oder WLAN aus, nicht sofort ausschalten und nicht neu starten. Damit stoppen Sie die Ausbreitung, ohne Spuren zu vernichten.
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Sicherung in Sicherheit bringen
Die externe Platte abziehen, das Sicherungsziel vom Netz trennen. Was jetzt noch heil ist, soll heil bleiben.
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Melden und festhalten
Ticket schreiben oder anrufen, kurz notieren, was wann aufgefallen ist. Bei Verdacht auf einen Angriff auf personenbezogene Daten läuft außerdem eine Meldefrist von 72 Stunden, das gehört früh auf den Tisch.
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Zurückholen, was zurückzuholen ist
Erst danach wird wiederhergestellt, in der Reihenfolge, die Ihren Betrieb am schnellsten wieder arbeitsfähig macht. Das bespreche ich mit Ihnen, statt einfach anzufangen.
Zur Ehrlichkeit gehört auch das: Ich arbeite allein. Steht Ihr Betrieb still, springe ich auch außerhalb der üblichen Zeiten ein, sofern ich verfügbar bin (mehr dazu unter Notdienst). Eine zugesicherte Rufbereitschaft rund um die Uhr ist das nicht. Genau deshalb steckt meine Arbeit in der Vorbeugung und nicht in Versprechen für den Tag X.
Fragen
Was mich zur Datensicherung gefragt wird
Prüfen Sie unsere Datensicherung täglich?
Nein, und das sage ich bewusst deutlich. Ich richte die Sicherung ein und lasse mir die Alarmmeldungen der Software mit zuschicken. Wenn mir dabei etwas auffällt, melde ich mich. Eine tägliche Kontrolle mit Protokoll ist das nicht, und ich möchte nicht, dass Sie sich darauf verlassen, dass ich unbemerkt für Sie mitschaue. Wer eine regelmäßige Prüfung mit Nachweis braucht, vereinbart sie ausdrücklich mit mir. Dann ist sie Teil des Vertrags und wird auch dokumentiert.
Wer ist dafür verantwortlich, dass die Sicherung läuft?
Der Betrieb selbst, solange nichts anderes schriftlich vereinbart ist. Das ist keine Ausrede, sondern ehrlich: Ich kann Technik einrichten und im Blick behalten, aber ich sitze nicht jeden Morgen an Ihrem Schreibtisch. Deshalb sorge ich dafür, dass Sie selbst sehen können, ob die Sicherung durchgelaufen ist, ohne dafür Fachwissen zu brauchen.
Reicht es nicht, wenn alles bei Microsoft 365 liegt?
Nein. Microsoft sorgt dafür, dass der Dienst läuft, nicht dafür, dass Sie eine vor acht Monaten gelöschte Datei zurückbekommen. Der Papierkorb hat eine Frist, ein gelöschtes Benutzerkonto nimmt seine Daten mit, und was ein Verschlüsselungstrojaner in Ihre Ablage schreibt, wird von dort brav weiterverteilt. Eine eigene Sicherung von Microsoft 365 ist deshalb sinnvoll.
Was kostet eine Datensicherung?
Das hängt davon ab, wie viele Daten es sind und wohin sie gesichert werden sollen. Die Technik selbst, also Speicher und Lizenz, kommt vom jeweiligen Anbieter. Einrichtung und spätere Änderungen rechne ich nach Stundensatz ab. Was Sie an Speicher brauchen, sage ich Ihnen nach der kostenlosen Bestandsaufnahme.
Wir haben ein NAS. Genügt das?
Als eine von mehreren Kopien: ja, gern. Als einzige Sicherung: nein. Ein NAS steht im selben Haus, hängt am selben Strom und ist im selben Netz erreichbar. Feuer, Diebstahl und Verschlüsselungstrojaner erwischen es genauso wie den Server daneben. Es braucht mindestens eine Kopie, die außer Haus liegt oder nicht dauerhaft erreichbar ist.
Woher weiß ich, dass die Sicherung im Ernstfall auch funktioniert?
Indem man es ausprobiert, bevor es ernst wird. Eine Rücksicherung zur Probe zeigt in einer Stunde, was im Ernstfall Tage kosten würde. Das machen wir bei Bedarf gemeinsam, und Sie sehen dabei selbst, wie lange es dauert und was dabei herauskommt.
Wie lange dauert es, bis nach einem Ausfall wieder gearbeitet werden kann?
Das hängt an der Datenmenge, an der Art des Schadens und an der vorhandenen Hardware. Eine ehrliche Antwort darauf gibt es erst, wenn man Ihre Anlage kennt. Feste Wiederherstellungszeiten sage ich nicht zu, weil sie im Ernstfall selten halten. Was ich zusage: Sie erfahren den Stand, statt vertröstet zu werden.
Kontakt
Wissen Sie, wann Ihre Sicherung zuletzt durchgelaufen ist?
Wenn die Antwort „eigentlich nicht“ lautet, sind Sie in guter Gesellschaft. Schreiben Sie mir ein paar Zeilen, was bei Ihnen steht, dann sehen wir uns das an.
- Etwas funktioniert nicht
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